Gebruiksvoorwaarden

Deze gebruiksvoorwaarden gelden voor de diensten van Convovox en voor het gebruik van onze applicatie. Lees ze goed door. An English summary is included at the bottom of this page.

1. Wie we zijn

Bedrijf

Convovox B.V.

Vestiging

Oldenzaal

Adres

[in te vullen: straat, huisnummer en postcode]

KvK

93438516

E-mail

info@convovox.nl

2. Toepasselijkheid

Deze voorwaarden gelden voor alle offertes, opdrachten en diensten van Convovox en voor elk gebruik van onze applicatie. Afspraken in een offerte of overeenkomst gaan voor op deze voorwaarden. Algemene voorwaarden van de klant gelden alleen als we die schriftelijk hebben aanvaard. In deze voorwaarden is de "klant" de organisatie die met ons een overeenkomst sluit, en de "gebruiker" iedere persoon die namens de klant onze diensten of applicatie gebruikt.

3. Onze diensten

Convovox levert:

• Advies, zoals de Mandaatscan en de Mandaatscan-plus;
• Inrichting, zoals het live brengen van een AI-agent met mandaat, eigenaar, goedkeuringsflow, logging, procesbeschrijving en waardemeting;
• De applicatie, waarmee agents een eigen identiteit krijgen, via beperkte rechten toegang krijgen tot systemen van de klant en acties ter goedkeuring kunnen voorleggen.

Wat we precies leveren, staat in de offerte. We voeren opdrachten zorgvuldig en naar beste kunnen uit. Tenzij uitdrukkelijk anders afgesproken, is onze verplichting een inspanningsverplichting en geen resultaatsverplichting. De klant blijft verantwoordelijk voor de besluiten die op basis van het werk van een agent worden genomen.

4. Verplichtingen van de klant en gebruiker

• De klant geeft ons tijdig de informatie, toegang en medewerking die nodig is voor de opdracht.
• De klant zorgt dat hij gerechtigd is om de gegevens en systemen die hij aan een agent beschikbaar stelt daarvoor te gebruiken, en stelt de goedkeuringsmomenten en mandaten vast die bij zijn organisatie passen.
• De klant blijft verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens in zijn systemen. Waar we persoonsgegevens voor de klant verwerken, sluiten we een verwerkersovereenkomst.

5. Acceptabel gebruik

Het is niet toegestaan om onze diensten of applicatie te gebruiken:

• in strijd met de wet of met rechten van anderen, waaronder privacy- en auteursrechten;
• om zonder toestemming toegang te krijgen tot systemen of gegevens;
• om malware te verspreiden, spam te versturen of de applicatie te overbelasten;
• om beveiligings- of goedkeuringsmaatregelen te omzeilen;
• om de applicatie te kopiëren, te decompileren of door te verkopen zonder onze schriftelijke toestemming.

Bij misbruik mogen we de toegang (tijdelijk) blokkeren.

6. Accounts en toegang

Gebruikers loggen in via hun eigen account, bijvoorbeeld via Google of Microsoft. Gebruikers houden hun inloggegevens geheim en melden vermoeden van misbruik direct aan ons. De klant bepaalt welke gebruikers en agents toegang krijgen en tot welke gegevens. Toegang via Google of Microsoft kan altijd worden ingetrokken in de instellingen van dat account. Hoe we met gegevens omgaan, staat in ons privacybeleid.

7. Gegevens van de klant

De klant blijft eigenaar van zijn gegevens, ook van de gegevens die een agent verwerkt en de logging die daarbij ontstaat. We gebruiken die gegevens alleen om de opdracht uit te voeren en de applicatie te leveren, en niet om algemene AI-modellen te trainen. Na afloop van de overeenkomst geven we de gegevens op verzoek terug of verwijderen we ze, volgens de verwerkersovereenkomst.

8. Intellectueel eigendom

Alle rechten op de applicatie, onze software, methoden, sjablonen en documentatie blijven bij Convovox. De klant krijgt een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor de duur van de overeenkomst. Documenten die we specifiek voor de klant maken, zoals een uitgewerkt mandaat of een procesbeschrijving, mag de klant na betaling vrij binnen zijn eigen organisatie gebruiken.

9. Prijzen en betaling

Prijzen en betalingstermijnen staan in de offerte. Tenzij in de offerte anders vermeld, betaalt de klant binnen 30 dagen na factuurdatum. Bij te late betaling mogen we na een herinnering de wettelijke rente in rekening brengen en de dienstverlening opschorten. De gratis Mandaatscan is vrijblijvend en verplicht tot niets.

10. Aansprakelijkheid

Onze aansprakelijkheid is beperkt tot directe schade en tot maximaal het bedrag dat we voor de betreffende opdracht in de twaalf maanden voor het schadeveroorzakende voorval hebben gefactureerd. We zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals gevolgschade, gederfde winst of verlies van gegevens, en niet voor schade door besluiten die de klant of gebruiker neemt op basis van het werk van een agent. Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van Convovox. Schade moet binnen twaalf maanden na ontdekking schriftelijk bij ons worden gemeld.

11. Beschikbaarheid

We doen ons best om de applicatie goed beschikbaar te houden, maar geven geen garantie op beschikbaarheid of foutloze werking. Er is geen service level agreement, tenzij die uitdrukkelijk in de offerte is afgesproken. Voor onderhoud kan de applicatie tijdelijk niet beschikbaar zijn; waar mogelijk melden we dat vooraf. De werking hangt ook af van systemen van derden, zoals Google en Microsoft, waar we geen invloed op hebben.

12. Duur en beëindiging

De duur van een opdracht staat in de offerte. Een doorlopende overeenkomst voor de applicatie kunnen beide partijen schriftelijk opzeggen met inachtneming van de opzegtermijn in de offerte, of bij gebreke daarvan met een opzegtermijn van één maand. Elke partij mag de overeenkomst direct beëindigen als de ander ernstig tekortschiet en dat na een schriftelijke ingebrekestelling niet binnen een redelijke termijn herstelt, of bij faillissement. Bij beëindiging trekken we de toegang van agents in en handelen we de gegevens af zoals in artikel 7 staat.

13. Wijzigingen

We kunnen deze voorwaarden aanpassen. De actuele versie staat op deze pagina, met de datum bovenaan. Belangrijke wijzigingen melden we aan klanten ten minste 30 dagen voordat ze ingaan. Voor lopende opdrachten blijven de voorwaarden gelden die golden bij het sluiten ervan, tenzij we samen anders afspreken.

14. Toepasselijk recht en geschillen

Op deze voorwaarden en alle overeenkomsten met Convovox is Nederlands recht van toepassing. We proberen geschillen eerst samen op te lossen. Lukt dat niet, dan is de bevoegde rechter in het arrondissement Overijssel exclusief bevoegd, tenzij de wet dwingend anders voorschrijft.

15. Contact

Vragen over deze voorwaarden? Mail naar info@convovox.nl.

English summary

These terms apply to all services of Convovox B.V. (Oldenzaal, the Netherlands, Chamber of Commerce no. 93438516) and to use of our application.

• Services. Advice (Mandaatscan), set-up of AI agents with a mandate, owner, approval flow and logging, and an application that gives agents their own identity and least-privilege access to client systems. Scope is defined in the quote.
• Acceptable use. No unlawful use, unauthorised access, malware, spam, circumventing security or approval controls, or reverse engineering. We may suspend access in case of misuse.
• Accounts. Users sign in with their own account (for example Google or Microsoft) and can revoke access at any time. See our privacy policy.
• Your data. The client remains the owner of its data. We use it only to deliver the service and do not use it to train general AI models.
• Payment. Prices and terms are set out in the quote; unless stated otherwise, invoices are due within 30 days.
• Liability and availability. Liability is limited to direct damage up to the amount invoiced for the engagement in the preceding twelve months, except in case of intent or gross negligence. No uptime guarantee or SLA unless explicitly agreed in writing.
• Termination, changes, law. Termination as set out in the quote or with one month's notice; material changes are announced 30 days in advance. Dutch law applies; disputes go to the competent court in the district of Overijssel.

The Dutch text above prevails. Version: 31 October 2026.